يكي از شاخص هاي قضاوت و شناخت انسان ها، بررسي اهداف و خواسته هاي آنان است. اهداف نمادهايي هستند كه بيانگر مرتبه و درجه تكامل افراد است. لذت بخش ترين تجربه بشر در زندگي، دستيابي به اهداف مورد توجه وي و در نهايت كسب موفقيت در زمان معين است. دستيابي به موفقيت حتي در مورد اهداف به ظاهر كوچك مانند كسب سود مورد انتظار، طراحي و توليد محصولات جديد و يا حتي از بين بردن يك روش نادرست، باعث ايجاد رضايت خاطر، اعتماد به نفس و بالندگي در انسان مي شود. آنچه در اين ميان از اهميت بسياري برخوردار است تعيين هدف است. براي رسيدن به موفقيت بايد اهداف را از پيش تعيين كرد، در غير اين صورت آنچه به دست مي آوريم فقط يك حادثه است و نه تنها قابل تكرار نيست بلكه اعتماد و رضايت خاطري هم نمي آفريند.

استاندارد ISO 9001:2000 به ضرورت تعيين اهداف كيفيت تاكيد كرده و در يكي از بندهاي آن آمده است: «مديريت رده بالا بايد اطمينان يابد كه اهداف كيفيت، به ويژه اهدافي كه براي برآورده كردن الزامات و خواسته هاي محصول مورد نياز هستند در بخش ها و سطوح مختلف درون سازمان تعيين شده اند. اهداف كيفيت بايد قابل اندازه گيري بوده و با خط مشي همخوان باشند.»
بايد بدانيم كه اهداف يك بخش ضروري از هدايت موفقيت آميز كار است. تعيين اهداف عالي ما را قادر مي سازد كه فعاليت هاي مهم و مورد نياز را انتخاب، طراحي و اجرا كنيم. بايد توجه داشت زماني را كه براي برنامه ريزي رسيدن به اهداف صرف مي كنيد از دست نمي دهيد بلكه سرمايه گذاري مي كنيد.
فرايند تعيين هدف در يك چرخه بهبود مستمر (Plan Do Check Act) PDCA انجام مي گيرد كه آن را در اينجا ملاحظه مي كنيد.

فرايند هدف گذاري و اجراي آن در يك چرخه بهبود مستمر
P : شناسايي نيازمندي ها، توانمندي ها، فرصت ها و تهديدها- تعيين و تصويب اهداف در سازمان- تعريف شاخص هاي متناسب
D : اجراي فرآيندها و فعاليت ها
C : جمع آوري اطلاعات متناسب با شاخص ها- جمع بندي و تجزيه و تحليل- نتيجه گيري حاصل از تحليل
A : تعريف اقدام و انجام آن- تعيين اثر بخشي اقدامات

تعريف ها
در اينجا براي ورود به بحث «تعيين هدف» آشنايي با چند تعريف مورد نياز است.
در زبان انگليسي واژه هاي مختلفي مانند Target، Objective، Goal، Mission وجود دارد كه هر كدام بيانگر نوعي هدف از نظر ماهيت و زمان است.
صاحبنظران، واژگان مربوط به تعيين هدف را چنين تعريف مي كنند.
هدف: هدف يك خواسته دقيق و ملموس است كه شما براي دستيابي به آن كوشش
مي كنيد.
ماموريت اصلي: يك عبارت عام است كه توسط آن راهكار كلي سازمان مشخص مي شود. به بياني ديگر ماموريت اصلي، قصدي است كه اهداف كلي و جزيي را زير نفوذ خود دارد.
براي مثال شركت نفت پارس در راستاي استراتژي هاي پايدار كشور، به حفظ منافع ذينفعان، حضور در صنعت جهاني روانكارها و گسترش تنوع فعاليت ها با بهره گيري از تكنولوژي روز دنيا، تعالي منابع انساني، ارتقاي كيفي و كمّي محصولات توليدي، صدور كالا و خدمات مهندسي، ارائه مشاوره هاي بين المللي و نقش آفريني در تعيين استانداردهاي جهاني در فعاليت هاي مورد نظر مي انديشد.
اهداف كلي: اهداف كلي، تكميل كننده ماموريت اصلي هستند و اگر هيچ ماموريت اصلي و هيچ وظيفه و حس هدف داري در سازمان وجود نداشته باشد تعيين اهداف كلي مشكل است.
اهداف جزيي: اهداف جزيي را مي توان، فوت و فن هايي براي رسيدن به اهداف كلي دانست. براي مثال اگر ماموريت شركتي رسيدن به مقام بهترين توليد كننده خودرو در سطح جهان باشد استفاده از آخرين فناوري روز دنيا به عنوان يك هدف كلي و ايجاد راحتي و آسايش مشتري يا مصرف سوخت كمتر و غيره به عنوان هدف هاي جزيي مطرح مي شوند. براي هر هدف مي توان يك يا چند هدف جزيي تعيين كرد.

تعيين اهداف
اهداف از ايده ها و خواست ها نشأت مي گيرد. براي مثال يك خواسته مي تواند اين باشد كه آنقدر درآمد داشته باشيم كه بتوانيم يك خط توليد جديد براي شركت، خريداري و راه اندازي كنيم. اين خواسته مي تواند سرچشمه اهدافي مانند افزايش فروش، افزايش سود و خريد خط توليد جديد باشد.
محيط داخلي و خارجي سازمان در حال تغيير وتحول و دگرگوني است. بنابراين به طور پيوسته با فرصت ها و تهديدهايي روبرو خواهيم بود كه مي توان از آن براي رسيدن به اهداف سازماني به شيوه مناسب بهره برداري كرد.
نكته مهم اينكه كساني كه در تحقق هدف ايفاي نقش مي كنند مي بايست در تهيه و تنظيم اهداف نيز شركت داشته باشند. فراهم آوردن زمينه مشاركت افراد باعث همكاري بيشتر، كسب حمايت و ايجاد حس تعهد در رسيدن به اهداف خواهد شد.
فرايند تجزيه و تحليل هدف، داراي سه مرحله است. اين سه مرحله عبارتند از: بحث (ارائه خواست ها، نيازها و قابليت ها)، مصالحه (مبادله اطلاعات و توافق بر سر نحوه تحقق اهداف) و توافق (مرحله تكامل يافته مصالحه كه در آن فوت و فن هاي مورد نياز تعيين مي شوند) مهم ترين ماموريت و رسالت هر سازمان برطرف كردن نيازمندي طرف هاي ذينفع است كه مي بايست به طور مرتب تعيين و مورد بازنگري قرار گيرد.
به طور كلي اهداف در پنج بخش زير تعريف مي شوند:
- بهبود عملكرد كسب و كار: بازار و محيط جامعه و مشتريان مورد توجه قرار مي گيرند.
- بهبود عملكرد محصول: تامين نيازهاي مشتريان در اولويت قرار مي گيرد.
- بهبود عملكرد فرايند: قابليت، كارايي و اثربخشي فرايند را مورد توجه قرار مي دهد.
- بهبود عملكرد سازمان: قابليت، كارايي و اثربخشي سازمان و انعطاف پذيري در برابر تغييرات محيطي و نظاير آن را مورد توجه قرار مي دهد.
- بهبود عملكرد كاركنان: مهارت، دانش، انگيزش و توانمندسازي نيروي انساني را مورد توجه قرار مي دهد.

سلسله مراتب تعيين اهداف
به طور معمول اهداف به صورت آبشاري از بالا به پايين تعيين و اعلام مي شوند. بالاترين رده اهداف، توسط هيأت مديره سازمان براساس اطلاعات و نيازمندي هاي مشتريان، بازار، جامعه داخلي و جامعه جهاني، ماموريت اصلي (Mission) ، چشم انداز (Version) و آرمان ها يا اهداف كلان بلند مدت (Goal) تعيين مي شوند.
در مرحله بعد اهداف كيفيتي (Objective) توسط مديريت ارشد و بر مبناي اهداف كلان يا آرمان ها تعيين شده و روش هايي مانند طوفان انديشه ها (Brain Storming) تعيين مي شوند.

ويژگي اهداف
هدفي را كه بر مي گزينيد بايد داراي5 ويژگي باشد. اولين حرف هر يك از كلمات اين5 ويژگي را اگر با هم تركيب كنيم به كلمه Smart به معني هوشمند مي رسيم. يعني اگر هدفي را كه انتخاب مي كنيد داراي ويژگي هاي زير باشد به نحو هوشمندي كنترل امور را به دست خواهيد گرفت. به عبارت ديگر سيستم عامل هوشمند جهان هستي، امكان اجرا شدن (Run) فرايند موفقيت را در صورتي مي دهد كه برنامه آن را به درستي نصب (Install) كرده باشيم.

هدف بايد مشخص باشد (Specified):
منظور اين است كه هدف نبايد به صورت كلي و غيرشفاف بيان شود، يعني بايد به درستي بدانيد چه پاسخي براي چه انتظاري وجود دارد و تصوير شفافي از آن در ذهن داشته باشيد. همچنين بايد بدانيد هدف تحقق يافته چه آثاري براي شما و ديگران خواهد داشت و آيا اين آثار ضرورت كافي داشته و انگيزه لازم را ايجاد مي كند يا نه. مثلاً اينكه در سال آينده مي خواهم پيشرفت كنم! چنين جمله كلي و مبهمي نمي تواند هيچگاه به عنوان يك هدف دنبال شود. بهتر است هدف را در قالب جملات مشخص و مثبت بيان كنيد و اگر بتوانيد تصويري از هدف تهيه كنيد. توجه داشته باشيد كه براي هر چه بهتر به اجرا درآمدن هدف، بايد برآنچه مي خواهيد تمركز كنيد، نه بر آنچه نمي خواهيد. زيرا سيستم عامل جهان هستي انرژي هاي موجود در عالم را به طرف موضوعي كه ذهن ما بر روي آن متمركز است هدايت مي كند.

هدف بايد قابل سنجش باشد (Measurable):
قضاوت دقيق در رابطه با ميزان تحقق هر هدفي در گرو ميزان اندازه گيري آن هدف است. قابليت اندازه گيري براي اهداف، شاخص و معياري ارائه مي كند كه با آن بتوان ميزان تحقق هدف را اندازه گيري كرد.
ويژگي قابل سنجش بودن، منحصر به معني كمّي بودن اهداف نيست، بلكه به اين معني است كه هدف بايد شاخصي براي تحقق داشته باشد تا بتوانيم فاصله خود را تا دستيابي كامل به هدف تعيين كنيم. بنابراين بايد براي اهداف كمّي از شاخص هاي كمّي و براي اهداف كيفي از شاخص هاي كيفي استفاده كرد.

هدف بايد دست يافتني باشد (Achievable):
اهدافي كه انتخاب مي كنيد بايستي امكان پذير باشند. درست است كه اهداف بايد در سطح بالاتري از شرايط فعلي قرار گرفته باشد اما حداقل بايد براي خود ما امكان پذير باشد. اگر ديگران هدف ما را غيرممكن بدانند به سيستم هوشمند ما خللي وارد نمي شود، اما خودمان بايد به تحقق هدفمان ايمان داشته باشيم. چرا كه اگر ايمان كافي به تحقق اهدافمان نداشته باشيم آنچه انتخاب كرده ايم يك آرزو محسوب مي شود نه يك هدف. در ضمير ناخودآگاه ما براي امور مختلف فايل هاي مختلفي تهيه و موضوعات در آن ذخيره مي شود. ذخيره كردن هر موضوعي در هر فايلي نتايج خاص خود را به همراه دارد و اگر موضوعي كه انتخاب مي كنيم از نظر خودمان غيرممكن باشد، به طور اتوماتيك توسط ذهن در فايل آرزوها ذخيره مي شود و چون در اين فايل هيچ برنامه عملياتي وجود ندارد در حد يك خاطره باقي مي ماند.

هدف بايد واقعي و قابل افتخار باشد (Realistic) :
واقعي بودن هدف يعني اينكه خيالي و توهمي نباشد. مثلاً توليد هزار دستگاه ماشين پرنده يا قبولي در رشته اي كه در حال حاضر در كنكور وجود ندارد نمي تواند به عنوان هدف تلقي شود. البته به عنوان يك مخترع ساخت ماشين پرنده و يا به عنوان مسئول برنامه ريزي وزارت علوم، ايجاد يك رشته جديد مي تواند هدف تلقي شود. همچنين هدف بايد به گونه اي انتخاب شود كه بتوان حتي قبل از تحقق به آن افتخار كرد. مثلاً توليد10 هزار دستگاه ژيان نمي تواند هدف مناسبي براي يك شركت بزرگ خودروسازي باشد.

هدف بايد داراي زمان باشد (Time bounded):
زمان، بخشي از هدف شماست و اهداف در صورتي كه در زمان تعيين شده به انجام برسند مفهوم پيدا مي كنند. فرض كنيد در چهل سالگي صاحب دوچرخه شويد آيا اين براي شما مفيد خواهد بود؟
لازم نيست زمان هدف خود را پيش بيني كنيد بلكه با توجه به ضرورتي كه شناسايي مي كنيد خود هدف، زمان تحقق آن را هم تعيين مي كند. بدون مشخص كردن زمان، امكان برنامه ريزي براي انجام فعاليت ها وجود نخواهد داشت.
بعد از تعيين اهداف و كنترل Smart بودن آن بايد حتماً اهداف را مكتوب كنيم. مكتوب كردن اهداف سبب مي شود كليه مطالب به صورت واضح مطرح شده و نتايج مورد انتظار مشخص شود. نوشتن اهداف به شما اطمينان مي بخشد كه همه عناصر و اجزا را در نظر گرفته ايد.
بهتر است اهداف را در دفترچه هايي با فرمت هاي مشخص شامل سرفصل هاي زير مكتوب كنيد.
- عنوان هدف (حتي المقدور در يك خط)
- منافع دستيابي
- منابع مورد نياز براي رسيدن به هدف
- افرادي كه بايد در تحقق هدف همكاري كنند
- شاخص اندازه گيري
- طرح عمليات (Action Plan)
- نمودار گانت (Gant) براي كنترل مداوم پيشرفت برنامه و مقايسه آن با پيش بيني
در ضمن بهتر است براي هر هدف پرونده و فايل مجزايي تشكيل و كليه مكاتبات، مدارك و ... را در درون آن نگهداري كنيد.